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給与支払報告書の光ディスク等による提出について

以下の要領にしたがって、給与支払報告書を光ディスク等により提出することができます。

光ディスク等とは、フロッピーディスクやMO、CD-R、DVD-Rのことをいいます。

事務処理の流れ

1.給与支払者から『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』及びテストデータの提出
   ↓
2.網走市にてテストデータによる検証
   ↓
3.網走市から『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認通知書』を送付
   ↓
4.給与支払者から1月末日までに光ディスク等による給与支払報告書を提出
   提出時やデータの形式の留意事項についてはこちらをご覧下さい。

   ↓
5.網走市にて電算処理により住民税課税額を計算
   ↓
6.網走市から税額通知書を送付(希望により同内容のデータを送付)

『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の提出について

  • 給与支払報告書の光ディスク等での提出を希望される場合は、『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』をその給与支払報告書の提出期限3ヶ月前(10月末日)までに網走市長へ提出し承認を受けてください。
  • 新規特別徴収義務者または特別徴収できないもの(普通徴収)については<指定番号>をお知らせします。
  • 『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の提出は、提出開始初年度のみで以降については不要です。ただし、提出される媒体を変更される場合は、申請書の再提出が必要です。また、給与支払報告書の光ディスク等による提出を廃止したい場合は、廃止承認申請書の提出が必要です。


申請書は下記リンクにアクセスし、印刷して使用することもできます。

テストデータの提出について
  • 各事業所、網走市双方の事務処理に万全を期するため、初めて給与支払報告書を光ディスク等で提出される前には、テストを実施いたします。
  • テストデータにつきましては、直近年度のデータ(例:平成19年10月テストの場合は、平成18年分給与支払報告書)で作成して下さい。テストの結果、修正をお願いする場合や光ディスク等での提出を承認できない場合があります。なお、媒体を変更される場合や税法改正及び光ディスク等のレイアウト変更など、事前にテストが必要と思われる場合にはテストデータの再提出をお願いすることがあります。
  • テストデータ提供の際には、その光ディスクの内容が確認できる書面(書式等については任意)を添付してください。


光ディスク等の作成および提出について

ファイルの仕様等について
  • ファイル名は『特別徴収義務者指定番号dat**.txt』としてください。なお、ファイル名の一部にある「**」には、ファイル数に応じて、「01」~「99」を入れてください。

    (例)特別徴収義務者指定番号が 9001200 の場合『9001200dat01.txt』
    (例)特別徴収義務者指定番号が 9001700 で2枚提出する場合
       『9001700dat01.txt』、『9001700dat02.txt』
  • 1ファイルはレコードごとに改行される文字列であり、1レコードは各項目をカンマ(,)で区切り構成し、レコード形式は可変長とします。
  • ファイル圧縮、暗号化等は行わないでください
タイトル 主な内容
給与支払報告書の光ディスク等による提出データ仕様書PDFファイル(151KB) 光ディスク等による場合の給与支払報告書提出データの仕様書です。

光ディスク等による給与支払報告書の提出対象者

前年中に給与の支払を受けた方のうち、1月1日現在網走市に住所を有する方を対象とします。なお、住民税を特別徴収できない方(普通徴収)についても記録してください。

書面による給与支払報告書の提出について

A.光ディスク等に記録されているデータのうち訂正分
B.光ディスク等に記録されていない者の給与支払報告書

提出方法および提出期限

提出方法につきましては、郵送もしくは直接網走市役所税務課市民税係までお持ちください。郵送(宅配便を含む)の場合、特別徴収義務者は、『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の表面「参考事項」欄内にその旨を記入するとともに、郵送に当たっては、破損等の事故がないよう、梱包には十分注意し、受領の確認が取れる方法をとってください。

提出期限につきましては、書面による場合と同様に1月末日としますが事務処理の都合上、提出期限の1週間前までに提出いただきますようご協力ください。

費用負担

光ディスク等の購入費用、調製及び提出に係る費用は、特別徴収義務者の負担となります。

提出する光ディスク等の枚数

光ディスク等は2本作成し、1本を網走市に提出し、他の1本を予備として特別徴収義務者が保管してください。提出していただいた光ディスク等に、読み取れない等の事故が発生した場合については、予備のディスクから複写をお願いすることがあります。
なお、税額通知光ディスク等の送付を希望される場合は、データの入っていない光ディスク等(書き込み専用)1本をあわせてご提出ください。

貼付ラベル等

光ディスク等には次の事項を明示するとともに、提出時には必ずケースに入れる等破損を防ぐ十分な措置をとってください。

(1)磁気ディスク(FD・MO)

磁気ディスクにより提出する場合には、下記のようなラベルを貼って提出してください。

1.提出先市町村名:網走市
2.提出者名:
3.提出者住所:
4.特別徴収義務者指定番号:
5.提出件数:
6.提出年月日:令和 年 月 日△枚のうち□枚

(2)光ディスク(CD・DVD)

光ディスクにより提出する場合には、レーベル面に上記ラベル例示の記載事項を油性フェルトペン等で記載して提出してください。
筆先の硬い筆記用具は使用しないでください。

その他

光ディスク等の規格が網走市のシステムで処理出来ない場合には書面による提出をお願いすることがあります。
データの作成および保管については、光ディスク等の特性上、容易に複製等が可能となります。貴事業所および網走市双方においてデータの保管については十分留意することとします。
データの提出の際にはウイルスチェックを行い、コンピュータウイルスに感染していないことを十分確認するようにしてください。
提出された光ディスク等は返却いたしませんのでご了承ください。

光ディスク等の規格
種  類 FD MO CD DVD
 サイズ 3.5インチ 3.5インチ 12cm 12cm
 規格 2HD ISO/IEC13963
又は
ISO/IEC15041
CD-R DVD-R
 記憶容量 1.44MB 230MB
又は
640MB
650MB 片面4.7GB
 記録形式  フォーマット MS-DOS(FAT形式) ISO9660(Level2)/Joliet ※
 ファイル形式 CSV(カンマ区切形式)
 記録コード シフトJIS
 漢字水準 JISの第1水準及び第2水準

※ 書き込みは、ディスクアットワンス(シングルセッション)方式とします。


特別徴収税額通知書の光ディスク等による通知について(網走市→事業所)

税額通知光ディスク等について

税額通知光ディスク等の送付を希望される場合は、『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の表面「光ディスク等による税額通知の希望の有無」欄内の「有」に○を付し、希望理由を明記して提出してください。
税額通知光ディスク等は、書面による税額通知書(納入書等含む。)といっしょに貴事業所宛に5月上旬頃送付します。

税額通知光ディスク等のデータ記載対象者

下記にあげる方について、税額通知光ディスク等に記載します。

  • 網走市宛に給与支払報告書を提出した者で、引き続き貴事業所で特別徴収を行う方
  • 転勤、就職等により貴事業所で新たに特別徴収を行う者、または他市町村に給与支払報告書が提出された者で、1月1日現在の住所を網走市に有することが判明し網走市で課税となった方
税額通知光ディスク等の内容

ファイルレイアウト、記載内容については、下記のとおりです。

番号 項目名 作成文字基準 網走市作成基準
指定番号 半角12文字 網走市が付設した特別徴収義務者指定番号
宛名番号 半角7文字以内
市町村コード 半角6文字 網走市は「012114」となります。
受給者番号 半角25文字以内
漢字住所 全角60文字以内
漢字氏名 全角30文字以内  
カナ氏名 半角30文字以内
個人番号 半角12文字
特別徴収額 半角9文字以内
10 6月分 半角8文字以内 6月分の引き去り税額
11 7月分 半角8文字以内 7月分の引き去り税額
12 8月分 半角8文字以内 8月分の引き去り税額
13 9月分 半角8文字以内 9月分の引き去り税額
14 10月分 半角8文字以内 10月分の引き去り税額
15 11月分 半角8文字以内 11月分の引き去り税額
16 12月分 半角8文字以内 12月分の引き去り税額
17 1月分 半角8文字以内 1月分の引き去り税額
18 2月分 半角8文字以内 2月分の引き去り税額
19 3月分 半角8文字以内 3月分の引き去り税額
20 4月分 半角8文字以内 4月分の引き去り税額
21 5月分 半角8文字以内 5月分の引き去り税額
使用する光ディスク等

税額通知光ディスク等は、貴事業所より提出いただいた媒体(書き込み用)により特別徴収義務者に送付します。
なお、送付した光ディスク等に、読み取れない等の事故が発生した場合については、ご連絡いただければ複写して送付いたします。

光ディスク等による提出についての留意事項

  • 提出していただく光ディスク等の規格等につきましては、総務省の通達に基づいた形式に限らせていただきます。
  • 個人の住所につきまして、1月1日現在の住民基本台帳と照合した結果住所が他市町村にある場合および住民基本台帳の登録が確認できない場合には1月1日現在の住所の確認をお願いする場合があります。
  • 提出の際、網走市から送付しております『総括表』を添付してください。
  • 網走市から送付しました税額通知光ディスク等は市・道民税特別徴収事務処理以外には使用しないでください。
  • 給与支払報告書の様式変更に伴い給与支払報告書の光ディスク等による提出データ仕様書に変更がありますので確認してください。

データ記録に当たっての留意事項

各項目共通

1. 半角文字の「,(カンマ)」は、各項目の区切り以外には使用しないでください。
<例> 半角数字で入力する項目
× 1,200,000
○ 1200000  (数字桁区切りのカンマは使用しない)

2. 記録すべき事項がない項目については記録を省略して区切りを表す「,(カンマ)」を記録してください。(CSV形式では必ず 「,(カンマ)」で各項目が区切られていなければなりません。)
<例> 半角の項目が記録不要の場合
前の項目,,後の項目

住所、居所または所在地

1.都道府県名から順次記録してください。ただし、都道府県名については省略しても差し支えありません。
<例>
○ 東京都中央区銀座1-1-1
○ 中央区銀座1-1-1
○ 札幌市西区発寒4-1-7-1
× 西区発寒4-1-7-1 ⇒ ○ 札幌市西区発寒4-1-7-1
(注)政令指定都市については、「市」を省略しないでください。

2.正式な町名にカナが含まれている場合を除き、漢字で記録してください
<例>
× 旭川市アキツキ1-1 ⇒ ○ 旭川市秋月1-1
× 旭川市あきつき1-1 ⇒ ○ 旭川市秋月1-1
○ 虻田郡ニセコ町字ニセコ

3.~県、~市、~村等の「県」「市」「村」等の文字については、省略あるいは句読点等による記録はしないでください。 <例>
× 神奈川 横浜 港北 新横浜 1-1-1
× 神奈川、横浜、港北、新横浜、1-1-1
○ 神奈川県横浜市港北区新横浜1-1-1

4.都道府県、市区町村、字等の区切りは不要ですが、全角スペース1文字分による区切りがあっても差し支えありません。 <例>
○ 北海道紋別市南が丘町2-1-44
○ 北海道□紋別市□南が丘町□2-1-44
× 北海道、紋別市、南が丘町、2-1-44
○ 北海道□□紋別市□□南が丘町□□2-1-44
(注)「□」はスペース1文字分を表します。

5.住所の記載に当たって、「丁目」「番地」「号」等の文字の代わりに記号を使用する場合は、「-」「~」「・」(全角)を使用することができますが、それ以外の記号を使用しないでください。
<例>
○ 稚内市末広5-6-1
○ 稚内市末広5~6~1
× 稚内市末広5、6、1

6.様方、気付は、この項目に記録し、氏名または名称の項目には記録しないでください。

7.郵便番号は記録しないでください。

氏名または名称

1.個人の姓と名の区切りには、全角スペース1文字分を記録してください。ただし、区切りがない場合は、そのままでも差し支えありません。

2.個人の肩書等は記録しないでください。
<例>
× 税理士 財務 太郎 ⇒ ○財務 太郎


3.法人の代表者名等は記録しないでください。

<例>
× 財務産業株式会社 代表取締役 財務 太郎 ⇒ ○財務産業株式会社

4.法人の組織名略称には必ずカッコを付してください。
<例>
× 網走産業株) ⇒ ○ 網走産業(株)
× (株網走産業 ⇒ ○(株)網走産業
× 網走産業/株 ⇒ ○網走産業(株
× 株、網走産業 ⇒ ○株)網走産業

組織名 略称 組織名 略称
株式会社 株、KK、カ、カブ 企業連合 企業、企、キ、キギョウ
有限会社 有、ユ、ユウ 組合連合会 組連、クミレン
合資会社 資、シ 財団法人 財、ザイ
合名会社 名、メ、メイ 社団法人 社、シャ
医療法人 医、イ 社会福祉法人 福、フク
協同組合 協、キョウ、キヨウ 宗教法人 宗、シュウ、シユウ
農業協同組合 農、ノウ 学校法人 学、ガク
漁業協同組合 漁、ギョ、ギヨ
外字等の取扱い

JIS第1水準および第2水準以外の漢字、カナ、記号等(以下「外字等」という。)および半角文字は、次のとおり取扱ってください。

1.半角文字のカナ、英数字、記号、丸付き数字、カッコ付き漢字等は、JIS第1水準および第2水準の全角文字に変換してください。

2. 人名等に使用されている漢字等で、他の文字に変換できないものが含まれている場合には、原則として、その人名等をカナで記録してください。

3. 外字がいわゆる異字体または旧字体の場合で、それらを統一文字または新字体に変換できるものは、それぞれの文字に変換してください。
<例>
「德田」→「徳田」
「齊藤」→「斉藤」

網走市役所 

〒093-8555 北海道網走市南6条東4丁目
電話:0152-44-6111 Fax:0152-43-5404

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